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湖州市城市集团档案管理办法
来源:城市集团    发布日期:2019-9-29

 

 

湖州市城市集团档案管(guan)理办法

 

第一章(zhang)  总则

一条 目  的  
 
 为加强和规范集团档(dang)案管理(li)工作,促(cu)进档(dang)案的标准化、规范 化(hua)、信息(xi)化(hua),维护(hu)文件的(de)(de)完(wan)整(zheng)性和(he)安全(quan)性,提高档案的(de)(de)利用工作, 使(shi)档案(an)工(gong)作有(you)章可循、有(you)据可查,更好(hao)地为集团生产(chan)、经(jing)营、管(guan) 理及(ji)发(fa)展服务,根据《中华人民共和国档案(an)法(fa)》、《建设工(gong)程文件 归档整理规(gui)(gui)范》等(deng)有(you)关(guan)法(fa)律、法(fa)规(gui)(gui)及(ji)相(xiang)关(guan)制度的规(gui)(gui)定,结合(he)集(ji)团 实际,特(te)制定本办法(fa)。

第二条 定    义

  集(ji)团档(dang)案是指集(ji)团在各(ge)项经营管理活(huo)动中形(xing)成(cheng)的(de)具有保存 价(jia)值的(de)各(ge)种文(wen)字(zi)、图纸、图表、声像(xiang)、电子文(wen)件(jian)等各(ge)种形式、载 体的(de)历史记录(lu)的(de)总(zong)和。档(dang)案管理(li)包(bao)括档(dang)案的(de)收(shou)集、整理(li)、保(bao)管、 鉴定、统计和(he)提供(gong)利用等(deng)活动(dong)。

第三条 集(ji)团各(ge)部室在工作(zuo)活(huo)动中形成的档案(an)类目的档案(an)由 集(ji)团(tuan)各部室(shi)自行(xing)管理。

第四条 档案(an)工作是集团各项管理工作的基(ji)础之(zhi)一,是维护 集团经(jing)济利(li)益、合法(fa)权益和(he)历史面貌的一(yi)项重要工(gong)作。档案信息 化(hua)(hua)是集(ji)团(tuan)办公信息化(hua)(hua)系统建设的重要组(zu)成部分。

 

第二(er)章 档案管理部门职责


 

第(di)五(wu)条(tiao) 档案(an)管理(li)人员应严格执行《档案(an)管理(li)办(ban)法》和各项(xiang) 管理(li)制度,履行(xing)管理(li)职责。

第(di)六条 集(ji)团各部室指定一名人员作(zuo)为专(兼(jian))职档案管理 人(ren)员,负责部门内文(wen)件材(cai)料(纸质、电子文(wen)件、声像(xiang)、实物等) 的收集、整理(li)并(bing)应做(zuo)好文(wen)档(dang)管理(li)工作。

第(di)七条 档(dang)案工(gong)作必(bi)须严格遵(zun)守国家和集团的有关保密(mi)规 定,加强对各个(ge)环节的(de)管理,严防泄(xie)密(mi)事故发生(sheng)。

 

第(di)三章 文件材料(liao)的(de)收集与归(gui)档

第八条 文件材料(liao)形成和积累是档案工(gong)作(zuo)的(de)基础,必(bi)须将文 件材料归档工作(zuo)纳入集(ji)团各部室工作(zuo)计划和(he)有关档案工作(zuo)人员 的岗位职(zhi)责,集团(tuan)各部室在工(gong)作中形成的文件材料,承办(ban)人(ren)在办(ban) 理(li)完毕(bi)后,应(ying)及时交(jiao)本(ben)部门(men)专(兼(jian))职档案管理(li)员统一整理(li)进行 管理,任何(he)人不得据为(wei)己有或拒(ju)绝归档。

第(di)九条 各部室在日(ri)常(chang)工(gong)作中(zhong)产生指导性文件材料(liao)(包(bao)括(kuo)重 要文(wen)件(jian)、合同正本、会议记录、图纸(zhi)资料、技术文(wen)献(xian))必须及时 收(shou)集、分类(lei)整理,立卷归(gui)档、编目、保(bao)管、检索、统(tong)计、利用鉴 定等各个环节(jie)的工(gong)作,做好重要资料的保密工(gong)作。

第十条 应以集团形成的文(wen)件材料为主,凡是反(fan)映集团在各(ge) 项业务中形成(cheng)的具有保存价(jia)值的文件(jian)材料均应列(lie)入归(gui)档范围。

第十一条(tiao) 归(gui)档时(shi)间 1.文书(shu)档案:一般应在次(ci)年的第一季度内(nei)完成归档。

2.照片及底片、实物等(deng)形(xing)式的文(wen)件(jian)材料(liao)应在工作结束后及 时归档。

 

第四章 对归档文件的基本要求

第十二条 归(gui)档的(de)文件材料必须完(wan)整(zheng)、系(xi)统、准(zhun)确,各项签 字手(shou)续完备。

第十(shi)三条(tiao) 归档的文件必须(xu)字(zi)迹清楚、工整(zheng),纸张及文件格 式符合(he)规范要(yao)求,书写材料要(yao)适合(he)长期(qi)保存(cun),禁止使用圆珠(zhu)笔、 铅(qian)笔、纯蓝墨水及(ji)热敏纸。

 

第五章 档案(an)的保管

第(di)十四(si)条 设立专门(men)的档(dang)案库房(fang)或档(dang)案柜对档(dang)案进行存(cun)放、 保管,并指派专人负(fu)责,做到专人专柜(ju)的管理(li)。档案管理(li)人 员应严格保守(shou)集团档案机密(mi),任何人不得擅自进(jin)入档(dang)案库房(fang), 保证(zheng)维护档案(an)的(de)完(wan)整性和安全性。

第十五条 档案(an)室(shi)配(pei)备(bei)档案(an)柜(ju)或密集架,档案(an)上架排列应科 学合理(li),便于查找。在排列上架(jia)时,应按照类别和(he)保管(guan)单位(wei)的次(ci) 序(xu),自(zi)左向右,自(zi)上而(er)下的排列,以(yi)便于管(guan)理和查找。

第十(shi)六条 对照片、光盘、U 盘等特殊载体的档案须配置密(mi) 封盒和专门的案卷盒。

第十七条 档(dang)案室要做(zuo)好防(fang)火、防(fang)盗、防(fang)光(guang)、防(fang)高温、防(fang)潮、 防有害气体、防尘、防虫等八防工作(zuo)。

第十(shi)八条 定期对库房档案进行清理、核对工(gong)作,做到账(zhang)物 相符。对破损(sun)、载体变质的(de)档案要(yao)及时进行修补或复(fu)制。

 

第六章 档案的(de)分类与整理

第十九条 接收(shou)的移交档案要办理移交手(shou)续,归(gui)档的文件(jian)材 料,应参照国家和有(you)关标准规范(fan),充分考虑(lv)集团的管理职能(neng),并(bing) 结(jie)合档(dang)案(an)的内容和形成特(te)点。

第二十条 档案的分类分别为文书档案、声像档案等。

  第(di)二十一条(tiao) 根(gen)据(ju)国家档案管理局的有关(guan)规定,文书档案的 保管(guan)期(qi)限(xian)定(ding)为永久、30 年、10 年;声像类、法务类、实物(wu)类分(fen) 为永久、长期、短(duan)期,其中永久为 50 年以上(shang),长期为 16-50 年,短(duan)期为 15 年(nian)以(yi)下。  

第(di)七章 档案的借阅

第二(er)十二(er)条 档案的借阅必须严格执(zhi)行档案借阅制度,在(zai)归 还时要核对是否有遗漏或损害,及时放回原处。相关(guan)人员到档案 管理员处(chu)借(jie)阅资料需办(ban)理借(jie)阅登记手续(见附件 1《湖州(zhou)市城市 集团档案利(li)用申(shen)请表》)。

1.档案材料原(yuan)则上只(zhi)准(zhun)在档案室内借阅,未经批准(zhun)不得外 借。

       2.集团(tuan)本级及(ji)子公(gong)司人员(yuan)查阅、复印、外借档案,需(xu)填写《湖(hu)州市(shi)城(cheng)市(shi)集团档案利(li)用申请表》,经部门(men)或子公司主要负责人审(shen)批,并做(zuo)好档案查阅登(deng)记。 3.外单(dan)(dan)位人员查阅、复印(yin)、外借(jie)档案,需开具(ju)所在单(dan)(dan)位介绍(shao)信(xin),由集团对接联系部门人员陪同前往(wang),填写(xie)《湖州市(shi)城(cheng)市(shi)集 团(tuan)档案利用申请(qing)表》,经部门(men)或(huo)子公司(si)主要负责人(ren)、集团(tuan)分(fen)管领 导(dao)审核(he)审批,并做好档(dang)案查阅登记(ji)。

4.有关党委会会议(yi)、总经理办(ban)公(gong)会议(yi)等(deng)重要(yao)档案原则上(shang)不 予(yu)外(wai)借(jie),确(que)因工作需要(yao)外(wai)借(jie)的,填(tian)写《湖州市城市集(ji)团档案利用 申请表(biao)》,经部门或子公司主要(yao)负责人、集团(tuan)分管领(ling)导审核(he),集 团主要领导(dao)审批,并做(zuo)好档案(an)查阅登记。

5.档案(an)借阅者必须爱护档案(an),不得涂改、损坏(huai)、私自抄录(lu)、 复(fu)印、圈(quan)点、批注、抽页等(deng)。

6.归还档案时,档案管理(li)员必须详细检查,并(bing)在借(jie)阅登记 上进行注(zhu)销。

第(di)二(er)十(shi)三条 员工(gong)在未经(jing)所属部室书面同意的情况下,不(bu)得 将其保存的文(wen)件及复印件、电子文(wen)档等提(ti)供(gong)给第三方或者向公(gong)众 公开。

 

第八章 档案(an)的销毁

第(di)二十四条(tiao) 对超过保管期限的(de)档(dang)案,由文件所属职能(neng)部(bu)门 负责人负责鉴定(ding),并(bing)出具鉴定(ding)报告后予(yu)以销毁(hui)。

第二十五条 由文件所属职(zhi)能部门负责人对档(dang)案进行鉴定和 核准销毁无保存(cun)价值(zhi)的档案。


 

 

第二十六(liu)条(tiao) 各部室档案(an)管理人(ren)员对过(guo)期档案(an)重新鉴(jian)定(ding),对 确(que)认无保管价值的档案提出销(xiao)毁意见,经(jing)部门负责人鉴定后(hou),编 制档案(an)销(xiao)毁清(qing)册,提请(qing)分管领(ling)导(dao)批准(zhun)后方(fang)可销(xiao)毁。

第(di)二十七(qi)条 销毁(hui)(hui)档(dang)案时须有(you)两人以上进行监(jian)销,档(dang)案销毁(hui)(hui) 后,销(xiao)毁(hui)人员和监销(xiao)人员要在销(xiao)毁(hui)清(qing)册(ce)上签名盖章,销(xiao)毁(hui)清(qing)册(ce)归(gui) 档备案永久(jiu)保存(cun)。

第二十八条 未经鉴定和批准,任何人不得随意销毁档案。

第九章 其(qi)他

第二十九条 本办法由集团办公室负责解释。

第三十条 本办法自发布之日起施行。


 

 

 


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